Introduzione smart working

Nel corso degli ultimi tempi, il fenomeno dello smart working ha preso piede in misura cospicua anche in Italia. Non passa giorno nel quale non se ne senta parlare, specialmente in un periodo caratterizzato dall’emergenza coronavirus. Più di una grande azienda su due si è decisa ad intraprendere una simile iniziativa, con progetti curati nei minimi dettagli. Ecco tutto ciò che c’è da sapere su questo particolare metodo, con la chance di scoprire quali siano i migliori strumenti per migliorare la propria modalità di lavoro da casa.

Che cos’è lo smart working

In linea di massima, lo smart working può essere concepito come una sorta di moderna filosofia manageriale, basata sull’opportunità per i lavoratori di scegliere spazi, tempi e attrezzature in piena autonomia. Nella maggior parte dei casi, simili lavori sono improntati alla ricerca dei massimi risultati, lasciando così in secondo piano l’osservanza di orari lavorativi fissi.

Ad ogni modo, quando si cita lo smart working, non bisogna limitarsi alla sua gestione tra lavoro e vita quotidiana. Si tratta, infatti, di un vero e proprio cambiamento culturale con radici ben fondate, capace di evolvere in misura notevole l’organizzazione di aziende di grandi dimensioni. Una struttura del genere richiede un lavoro ad elevata precisione, con le parti coinvolte che devono collaborare per ottenere i risultati finali desiderati.

Come funziona lo smart working

Il funzionamento corretto dello smart working richiede una lunga sequenza di prerogative da rispettare a dovere. Prima di tutto, è necessario valutare al meglio le priorità essenziali e gli obiettivi da raggiungere, sia sotto l’aspetto produttivo, sia dal punto di vista culturale e tecnologico. A tal proposito, è fondamentale servirsi di ogni strumento all’avanguardia per ciò che concerne l’innovazione digitale, con persone e organizzazioni che devono perseguire un unico obiettivo. Anche i collegamenti diretti tra le persone e i vari dispositivi fanno in modo che un simile sistema possa funzionare al meglio, con il coinvolgimento di gruppi di lavoro appartenenti ad un unico progetto.

Smart working | Lavorare da remoto

Di conseguenza, si può notare quanto lo smart working non si limiti ad un semplice processo che preveda unicamente il lavoro da casa tramite moderne tecnologie, ma riesca ad andare ben oltre due concetti così basilari. I modelli di leadership e organizzazione vengono totalmente rivisitati, con una maggiore collaborazione generale e la ricerca di spazi condivisi. Ciascuna figura è libera di mettersi totalmente in gioco, proponendo tutta la sua creatività e stimolando idee e affari altamente innovativi.

In un simile contesto, la realizzazione di nuove iniziative congiunte tiene conto di ogni singolo particolare. Dalla flessibilità di orario al luogo di lavoro da scegliere in piena autonomia, passando per le regole da rispettare e per gli strumenti da attuare, ciascun fattore mantiene la propria importanza. Grazie alle tecnologie digitali, inoltre, ogni figura in gioco può modificare lo spazio di lavoro a proprio piacimento, scegliere nuovi sistemi comunicativi e collaborativi, dare vita a veri e propri network professionali. Gli ambienti vanno così progettati per fare in modo che ogni profilo possa rendere al meglio delle proprie potenzialità.

Quali sono gli strumenti migliori per uno smart working dall’alta produttività

Chi nutre il desiderio di sviluppare il proprio smart working e fare in modo che tale sistema garantisca il massimo della produttività, può servirsi di un insieme di strumenti dalla qualità sicura e garantita. Ecco quelli che possono essere considerati come i tre software principali per conseguire i massimi risultati possibili.

– Slack.com

Chi utilizza Slack.com lo fa con l’obiettivo di avere a propria completa disposizione una moderna piattaforma di messaggistica riservata a varie tipologie di team. Dati e contenuti vengono rielaborati e analizzati passo dopo passo tramite diverse conversazioni di gruppo, con la chance di essere interconnessi in maniera reciproca in qualsiasi momento. È sufficiente entrare nel relativo sito Internet, creare un team e invitare gli account desiderati.

Sito ufficiale di Slack | Organizza il team da remoto

– Monday.com

Nel vasto ambito del project management, una corretta comunicazione può assumere un’importanza fondamentale. A tal proposito, un programma come Monday.com è in grado di soddisfare le esigenze specifiche di aziende piuttosto elaborate. Un sistema del genere consente una condivisione regolare dei propri rispettivi aggiornamenti aziendali, con l’utilizzo di una comoda azienda per organizzare al meglio le riunioni periodiche.

Monday.com – Gestione team online

– Asana.com

Il terzo strumento che va citato è Asana.com, un software grazie al quale diventa molto più semplice riuscire ad organizzare a dovere la gestione dei vari task aziendali. Questo sito Internet consente di tenere traccia di ciascuna attività portata avanti e di monitorare numerosi progetti in maniera contemporanea. A tutto ciò, bisogna aggiungere la possibile con altri servizi di alto livello come Google Calendar, Dropbox e Jira, in modo da usufruire di uno strumento sempre più completo e integrato.

Gestione team da remoto con Asana.com

Quelli citati sono tre dei molteplici strumenti che possono dare una grossa mano a piccole e medie imprese per migliorare il loro comparto smart working, ma vanno benissimo anche per piattaforme aziendali ad ampio raggio.

Come va organizzato lo smart working per aziende

A questo punto, tocca fare un discorso riservato allo smart working per aziende. Per una corretta gestione, dal punto di vista dei datori di lavoro, trasparenza ed equità sono due principi essenziali. In primo luogo, bisogna stabilire quali figure professionali debbano lavorare in ufficio e quali dalla propria abitazione.

Buona parte delle aziende lascia decidere ai propri dipendenti o collaboratori quale sia la modalità lavorativa in grado di lasciarli esprimere meglio. C’è chi preferisce una postazione dedicata in sede e chi vuole operare da remoto, senza dover compiere alcun tipo di spostamento.

Quindi, ci si deve occupare dell’organizzazione del team. Come già accennato in precedenza, gli obiettivi tendono a prendere il sopravvento rispetto all’orario lavorativo. Le attività vanno comunque quantificate in qualche modo, con i vari profili che devono occuparsi di portare a termini compiti e attività prestabiliti. Dalla manutenzione alla produzione, ogni mansione richiede la realizzazione di una specifica. Bisogna fissare una scadenza orientativa entro la quale centrale un obiettivo ben preciso, per poi procedere alla calendarizzazione di un dato progetto.

Tra i vantaggi di un sistema basato sullo smart working, bisogna considerare l’opportunità per ogni membro di una squadra di sapere perfettamente quali mansioni compiere e di pianificarle con la massima precisione possibile. Ciascun collaboratore assume una propria responsabilità ed è tenuto a rispettarla nei tempi e nei modi stabiliti in sede di progettazione. Ad ogni modo, è necessario servirsi di strumenti software capaci di migliorare il lavoro complessivo. Dalla comunicazione asincrona, ossia quella che prevede una gestione esclusiva di ciascun compito, a quella sincrona, che coincide con l’utilizzo di chat, chiamate e videochiamate, nessun aspetto va lasciato in secondo piano. In questo ambito, programmi come Asana.com, Slack.com e Monday.com sono in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza.

Come va organizzato lo smart working da lavoratore autonomo

Se invece è un lavoratore autonomo a doversi approcciare allo smart working dopo diversi anni di lavoro d’ufficio, la sua situazione è alquanto particolare. L’impatto iniziale potrebbe risultare complicato, specialmente se non si vive da soli. Ciò che conta è saper trovare la ricetta giusta per acquisire la giusta concentrazione, che fa da preludio ad una produttività che possa risultare pienamente soddisfacente.

Recentemente ho scritto un articolo dove spiego come programmarsi la giornata distribuendo le task importante e quelle secondarie, seguendo l’esatta strategia che utilizzo personalmente ogni giorno lavorando dal mio pc in diverse parti del mondo.

In tali circostanze, il primo obiettivo da soddisfare riguarda la ricerca di uno spazio lavorativo nel quale agire. Per sentirsi in una situazione più comoda, bisogna essere abili anche nella scelta dei vestiti, nonostante non ci si debba recare presso alcun ufficio fisico. Al tempo stesso, un ruolo di primo piano viene assunto dalle pause programmate. È pressoché impossibile mantenere la stessa concentrazione per diverse ore consecutive. Di conseguenza, ogni tanto, bisogna prendere una boccata d’aria, distrarsi dal contesto professionale e fare in modo che possa essere trovato lo slancio adatto per poter proseguire nel proprio impiego.

Quali sono i vantaggi conclusivi dello smart working

Lo smart working riesce a garantire una serie di vantaggi davvero tutti da considerare per ogni componente in causa. Prima di tutto, bisogna valutare un insieme di notevoli benefici economici. Un’azienda può risparmiare sulle postazioni di lavoro, con un budget che può essere riutilizzato per incrementare la produttività complessiva tramite gli strumenti giusti. Anche l’assenza di limiti geografici sulle figure professionali scelte è molto importante, con la prospettiva di dare vita ad un team ampio e variegato sotto tutti i punti di vista.

Al tempo stesso, i membri di un team possono trarre a loro volta un evidente giovamento dallo smart working. Ciascuna figura professionale può scegliere il luogo in cui soggiornare, avere la possibilità di viaggiare a cadenza periodica, ridurre al minimo le spese dei trasporti, gestire al meglio i rapporti personali e familiari. Inoltre, il lavoro da casa riduce gli sprechi ambientali di una determinata azienda, garantisce maggiore flessibilità nei permessi e in malattia, limita qualsiasi tipo di spostamento quotidiano.

A tutto ciò, bisogna aggiungere l’esigenza di selezionare un equipaggiamento coerente e adeguato al contesto, con situazioni di budget che possono essere gestite in maniera molto più fluida e meno burocratica. Certo, per fare in modo che tutti i vantaggi possano essere sfruttati fino in fondo, sarebbe molto importante organizzare riunioni fisse, in modo da potenziare l’interazione tra i membri di un team. Dalla semplice videochiamata in simultanea alla classica cena aziendale, i metodi sotto questo aspetto sono numerosi e tutti molto validi.

Quali sono i possibili problemi dello smart working

Lo smart working presenta tanti punti di forza, ma non bisogna lasciare in secondo piano le sue possibili criticità. Prima di tutto, l’affaticamento della vista è un inconveniente che può presentarsi con una certa frequenza se si osserva il monitor di un computer per troppe ore consecutive. Le fonti di distrazione vanno ridotte al minimo per mantenere il massimo della produttività.

Al contempo, non bisogna lasciare in secondo piano la necessità di portare avanti uno stile di vita sano ed equilibrato. Non bisogna eccedere con snack e cibi ben poco salubri, cercando il più possibile di assumere pasti regolari e puntare su frutta e verdura. Bere tanta acqua è a sua volta fondamentale, così come non bisogna esagerare con il caffè. Ogni tanto, bisogna alzarsi dalla propria postazione, non dimenticandosi di praticare attività fisica a cadenza quotidiana. Una volta organizzati gli orari senza lasciare mai in secondo piano la vita privata, è quindi possibile lavorare da casa senza stressarsi più di tanto e ottenendo i risultati desiderati.